1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych jest Jadwiga Nessler, prowadząca działalność pod marką TravelNess, z adresem: Owocowa 26, 30-434 Kraków, NIP: 6791681582.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:

• e-mail: kontakt@travelness.net
• telefon: +48 696 381 793

• adres korespondencyjny: Owocowa 26, 30-434 Kraków

  Administrator nie wyznaczył odrębnego inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach związanych z prywatnością możesz kontaktować się bezpośrednio z Administratorem pod wskazanymi wyżej danymi.

2. Kiedy ta polityka ma zastosowanie

Niniejsza polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z:

• korzystaniem ze strony internetowej travelness.net,
• wysyłaniem zapytań przez formularze kontaktowe, e-mail, telefon, WhatsApp lub inne kanały kontaktu,
• dokonywaniem rezerwacji bezpośrednich przez stronę i silnik rezerwacji Beds24,
• płatnościami realizowanymi z użyciem Stripe, w tym metodami udostępnianymi przez Stripe, takimi jak karty płatnicze, Apple Pay i Google Pay,
• obsługą pobytu, w tym self check-in, wysyłką instrukcji przyjazdu oraz przekazywaniem danych niezbędnych do nadania lub obsługi kodu dostępu,
• komunikacją po dokonaniu rezerwacji,
• obsługą zgłoszeń dotyczących anulacji, reklamacji, faktur i pobytu,
• realizacją obowiązków prawnych związanych z rachunkowością i podatkami.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sytuacji możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane podane w wiadomości lub formularzu,
• datę przyjazdu, datę wyjazdu, liczbę gości i preferencje pobytu,
• dane niezbędne do wystawienia faktury, w tym nazwę firmy, adres i NIP, jeśli prosisz o fakturę,
• dane dotyczące rezerwacji i statusu płatności,
• dane techniczne związane z obsługą dostępu do obiektu, jeśli są niezbędne do self check-in, w tym informację o przypisaniu kodu lub instrukcji wejścia do konkretnej rezerwacji,
• historię kontaktu i zgłoszeń serwisowych,
• dane techniczne dotyczące korzystania ze strony, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, typ urządzenia, logi systemowe i informacje o aktywności na stronie.

4. Skąd pochodzą dane

Dane otrzymujemy:

• bezpośrednio od Ciebie, gdy kontaktujesz się z nami lub składasz rezerwację,
• z silnika rezerwacji Beds24, jeśli dokonujesz rezerwacji bezpośredniej,
• od operatora płatności Stripe, w zakresie niezbędnym do potwierdzenia i obsługi płatności,
• z platform OTA, w szczególności Booking.com, jeśli rezerwacja została dokonana przez tę platformę,
• z systemów wspierających obsługę pobytu i dostępu do obiektu, jeśli korzystamy z automatyzacji self check-in lub smart locków,
• automatycznie podczas korzystania ze strony internetowej i narzędzi analitycznych lub technicznych.

5. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane

5.1. Odpowiedź na zapytanie i kontakt przed rezerwacją

Przetwarzamy dane, aby odpowiedzieć na Twoje pytanie, przygotować ofertę lub udzielić informacji o pobycie.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli działania zmierzają do zawarcia umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze kontaktu i organizacji sprzedaży.

5.2. Zawarcie i wykonanie umowy rezerwacji

Przetwarzamy dane, aby przyjąć rezerwację, potwierdzić jej warunki, obsłużyć pobyt, kontaktować się w sprawach organizacyjnych oraz zapewnić realizację usługi noclegowej.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5.3. Obsługa płatności

Przetwarzamy dane, aby przyjąć lub potwierdzić płatność, zweryfikować status transakcji, rozliczyć rezerwację i obsłużyć ewentualne zwroty.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeśli wynika to z obowiązków księgowych i podatkowych.

5.4. Self check-in i obsługa dostępu do obiektu

Przetwarzamy dane, aby przygotować instrukcję przyjazdu, przypisać rezerwację do konkretnego pobytu, nadać lub przekazać kod dostępu oraz zapewnić bezpieczeństwo wejścia do obiektu.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie obiektu, gości i procesu zameldowania.

5.5. Wystawienie faktury i rozliczenia podatkowe

Przetwarzamy dane, aby wystawić dokumenty księgowe i wypełnić obowiązki wynikające z przepisów prawa.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5.6. Reklamacje, anulacje, roszczenia i obrona prawna

Przetwarzamy dane, aby rozpatrywać reklamacje, obsługiwać anulacje, dochodzić roszczeń lub bronić się przed roszczeniami.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.7. Marketing i oferty specjalne

Jeżeli wyrazisz odrębną zgodę marketingową, możemy wysyłać Ci informacje o promocjach, ofertach specjalnych lub nowościach dotyczących pobytów TravelNess.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

  Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

5.8. Analityka i bezpieczeństwo strony

Możemy przetwarzać dane techniczne i statystyczne, aby dbać o bezpieczeństwo strony, analizować jej działanie, mierzyć skuteczność treści i poprawiać doświadczenie użytkownika.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• w zakresie plików cookies lub podobnych technologii także Twoja zgoda wyrażona przez ustawienia cookies, jeśli jest wymagana.

6. Komu możemy przekazywać dane

Twoje dane mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają nam świadczyć usługi lub utrzymywać stronę, w szczególności:

• dostawcom hostingu, usług IT i utrzymania strony,
• dostawcom poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych,
• operatorowi silnika rezerwacji Beds24,
• operatorowi płatności Stripe,
• podmiotom wspierającym wystawianie faktur, księgowość i rozliczenia,
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych, jeśli są aktywne i masz wyrażoną odpowiednią zgodę,
• dostawcom technologii dostępu do obiektu, smart locków lub automatyzacji self check-in, jeśli są wykorzystywane do obsługi pobytu,

• podmiotom świadczącym obsługę prawną, windykacyjną lub doradczą, gdy jest to konieczne.

  Dane udostępniamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do danego celu.

7. Rezerwacje przez Booking.com i inne OTA

Jeżeli dokonujesz rezerwacji przez Booking.com lub inną platformę OTA, ta platforma działa co do zasady jako odrębny administrator danych w zakresie własnego procesu rezerwacyjnego.

Po otrzymaniu danych rezerwacji od OTA przetwarzamy je dalej jako operator pobytu i usługodawca w zakresie niezbędnym do:

• kontaktu z gościem,
• przygotowania pobytu,
• realizacji check-in,
• obsługi płatności dodatkowych, jeśli mają zastosowanie,

• wykonania obowiązków prawnych i operacyjnych.

  W sprawach dotyczących przetwarzania danych przez OTA należy także zapoznać się z polityką prywatności danej platformy.

8. Czy dane trafiają poza EOG

Niektórzy nasi dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności jeśli korzystają z infrastruktury globalnej lub grup kapitałowych działających poza EOG.

W takim przypadku dane przekazywane są wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez prawo, w szczególności:

• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
• standardowych klauzul umownych,
• innych mechanizmów dopuszczonych przez RODO.

9. Jak długo przechowujemy dane

• dane związane z zapytaniem przedrezerwacyjnym: przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami,
• dane związane z rezerwacją i pobytem: przez czas wykonania umowy oraz okres potrzebny do rozliczeń, reklamacji i obrony przed roszczeniami,
• dane księgowe i fakturowe: przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe,
• dane marketingowe: do czasu wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu,
• dane techniczne i cookies: przez okres wynikający z celu i konfiguracji narzędzia, zgodnie z polityką cookies i ustawieniami systemowymi.

10. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych, jeśli prawo na to pozwala,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie,

• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

  Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na: kontakt@travelness.net.

11. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do:

• odpowiedzi na zapytanie,
• dokonania rezerwacji,
• realizacji płatności,
• przygotowania check-in,
• wystawienia faktury,

• obsługi pobytu.

  Brak podania danych wymaganych do realizacji usługi może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

12. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających.

Możemy korzystać z ograniczonej analityki lub segmentacji marketingowej, jeśli odpowiednie narzędzia są aktywne i masz wyrażoną zgodę, ale nie służy to do podejmowania automatycznych decyzji o skutkach prawnych.

13. Pliki cookies i podobne technologie

Szczegółowe informacje o plikach cookies, technologiach śledzących, kategoriach zgód i sposobie zmiany ustawień znajdziesz w Polityce cookies.

Na stronie działa system zarządzania zgodami cookies, który umożliwia:

• akceptację wszystkich kategorii,
• odrzucenie opcjonalnych kategorii,
• indywidualne ustawienie zgód,
• zmianę decyzji w dowolnym momencie przez link Ustawienia cookies.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub nieuprawnionym ujawnieniem. Obejmują one między innymi:

• szyfrowanie połączeń,
• ograniczenie dostępu do danych,
• kontrolę uprawnień,
• ochronę systemów rezerwacyjnych i komunikacyjnych,
• procedury obsługi incydentów,
• środki bezpieczeństwa związane z przekazywaniem instrukcji check-in i danych dostępowych.

15. Zmiany polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, jeżeli zmieni się sposób działania strony, proces rezerwacji, dostawcy usług, obowiązki prawne lub model obsługi pobytu.

Aktualna wersja jest zawsze publikowana na stronie travelness.net.

16. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych skontaktuj się z nami:

Jadwiga Nessler / TravelNess
Owocowa 26
30-434 Kraków
e-mail: kontakt@travelness.net
tel.: +48 696 381 793